Gestão de contratos no Protheus: Como automatizar reajustes, prazos e renovações
Quantas vezes você já perdeu uma data de renovação de contrato? Ou descobriu tarde que uma alíquota de reajuste não foi aplicada corretamente? Gestão manual de contratos é uma das maiores fontes de ineficiência nas empresas, especialmente quando se trata de reajustes, prazos e renovações.
O módulo de Gestão de Contratos do Protheus (SIGAGCT) resolve esse problema completamente. Ele automatiza todo o ciclo de vida do contrato: desde a criação até o reajuste automático, passando por alertas de vencimento e renovação sistemática.
Neste blog, vamos mostrar como essa ferramenta pode transformar a forma de gerenciar contratos e quanto tempo (e dinheiro) você pode economizar.
1. Por que gestão manual de contratos custa caro
Antes de falarmos sobre a solução, é importante entender os riscos de não ter um sistema robusto.
Os problemas mais comuns incluem:
Reajustes perdidos ou atrasados: você deveria ter reajustado 47 contratos em janeiro, mas só fez 31. Os outros 16 continuam com preços de 2024. Resultado: perda de receita ou margem comprometida.
Renovações esquecidas: um contrato importante vence e ninguém percebe. O fornecedor segue entregando, você segue pagando, mas sem documentação legal. Risco jurídico elevado.
Erros manuais em cálculos: índices econômicos (IPCA, IGP-M, taxa CDI) variam constantemente. Aplicar reajustes manualmente gera inconsistências e reclamações de clientes.
Falta de rastreabilidade: quando há uma disputa contratual, você precisa de histórico completo de alterações. Arquivos em papel ou planilhas Excel não oferecem auditoria segura.
Perda de prazos contratuais: cláusulas de carência, períodos de renovação tácita, períodos de aviso prévio: tudo fica confuso quando gerenciado manualmente.
Impacto financeiro: sem controle de cronogramas (físicos e financeiros), fica impossível fazer previsão de fluxo de caixa ou reconhecimento contábil correto.
A gestão de contratos manual pode custar a uma empresa até 15-20% do valor total dos contratos em ineficiência, erros e oportunidades perdidas.
2. Como o módulo de gestão de contratos do Protheus funciona
O SIGAGCT (Sistema Integrado de Gestão de Contratos) é um módulo robusto que centraliza todo o controle contratual. Vamos aos principais componentes:
A) Cadastro de contratos
Você cria um contrato com todas as informações essenciais: tipo (compra/venda), vigência, condições de pagamento, partes envolvidas (fornecedor/cliente). O sistema permite contratos muito mais complexos que um simples pedido de compra. Você pode ter:
- Múltiplas planilhas dentro de um contrato;
- Diferentes regras de cálculo por item;
- Controle de cauções e garantias;
- Medições de progresso físico (importante para obras e serviços).
B) Reajustes automáticos
Este é o diferencial. Quando você ativa a função de reajuste no contrato, o Protheus:
- Identifica o índice a usar (IPCA, IGP-M, INPC, CDI, etc.);
- Busca automaticamente o valor do índice;
- Recalcula os valores do contrato;
- Gera um cronograma reajustado.
Tudo isso sem intervenção manual. E o melhor: você configura uma vez e o sistema reajusta automaticamente a cada período.
C) Alertas de vencimento e renovação
O Protheus avisa quando um contrato está próximo do vencimento. Você pode configurar alertas com antecedência (ex: 30 dias antes do vencimento) para ter tempo de negociar renovação ou rescisão.
D) Revisões de contratos
Quando precisa alterar algo em um contrato vigente, o módulo oferece opções de revisão:
- Reajuste: altera valores conforme índice econômico;
- Aditivo: adiciona novos itens ou altera cláusulas;
- Renovação: renova o contrato com novos prazos e condições;
- Reinício: recomeça o cronograma do contrato.
Cada tipo de revisão mantém o histórico completo, criando rastreabilidade 100% auditável.
E) Cronogramas múltiplos
O SIGAGCT permite gerar diferentes cronogramas para o mesmo contrato:
- Cronograma Financeiro: dividir pagamentos/recebimentos em parcelas mensais/trimestrais;
- Cronograma Físico: rastrear medições de progresso (ex: % de obra executada);
- Cronograma Contábil: reconhecer receita/despesa em períodos diferentes do financeiro.
Isso é crítico para compliance contábil (regra IFRS 15, por exemplo) e planejamento financeiro.
F) Integração com compras e vendas
Contratos gerenciados no SIGAGCT podem gerar automaticamente:
- Pedidos de compra vinculados;
- Títulos a pagar/receber;
- Notas fiscais de serviços contínuos.
Tudo sincronizado, sem duplicação de dados.
3. Quando o SIGAGCT faz diferença
Caso 1: Contrato de aluguel com reajuste IPCA
Você aluga um espaço por R$ 6.500/mês com reajuste anual pelo IPCA. Sem o SIGAGCT, você precisa:
- Acompanhar o IPCA todo mês;
- Calcular reajuste manualmente;
- Emitir carta de reajuste;
- Atualizar contabilidade;
- Comunicar ao locador.
Com SIGAGCT: Sistema faz tudo automaticamente em dias pré-definidos.
Caso 2: Contrato de prestação de serviços com medições
Uma empresa contrata uma consultoria no valor de R$ 100 mil em 5 meses, com pagamento por medição mensal (20% ao mês). Você precisa:
- Controlar entregáveis e progresso;
- Gerar medições mensais;
- Criar comprovantes de execução;
- Vincular pagamentos ao progresso real.
SIGAGCT controla tudo: cronograma físico vinculado a cronograma financeiro. Sem medição, não há pagamento automático.
Caso 3: Contrato de fornecimento com múltiplos produtos
Contrato com fornecedor de materiais diversos, com 12 produtos, cada um com preço diferente e reajuste em datas diferentes. SIGAGCT permite:
- Múltiplas planilhas dentro de um contrato;
- Reajustes independentes por índice;
- Rastreabilidade de cada produto.
4. Benefícios Mensuráveis do SIGAGCT
Empresas que implementam corretamente o módulo de Gestão de Contratos relatam:
- Redução de 80-90% no tempo gasto com reajustes manuais. Ao invés de passar 2-3 dias por mês atualizando contratos, o sistema faz automaticamente.
- Eliminação de reajustes perdidos. Zero contratos esquecidos. Todos reajustam na data programada.
- Melhoria na previsão de fluxo de caixa. Com cronogramas precisos, a área financeira consegue prever caixa com 95%+ de acurácia.
- Redução de erros de cálculo. Erros manuais que geravam reclamações e retrabalho desaparecem.
- Melhor compliance contábil. Segregação correta de receitas/despesas em cronogramas contábeis garante auditoria sem pendências.
- Rastreabilidade auditável. Toda alteração de contrato fica registrada, atendendo requisitos de compliance e governança.
- Economia potencial: uma empresa com 100 contratos vigentes pode economizar R$ 30-50 mil por ano apenas em tempo de equipe.
6. Como a ERPServ implementa o SIGAGCT
Implementar o SIGAGCT corretamente é mais do que ativar o módulo. Exige mapeamento de regras de negócio, configuração precisa de índices, e treinamento de equipes.
Na ERPServ, nossa metodologia inclui:
Diagnóstico de contratos: Mapeamos todos os seus contratos vigentes, identificamos padrões de reajuste, prazos, e oportunidades de otimização.
Desenho de cenários: Projetamos como cada tipo de contrato será gerenciado no SIGAGCT, definindo regras de reajuste, alertas e integrações.
Configuração estratégica: Implementamos o módulo seguindo as melhores práticas, com segregação de múltiplas planilhas, cronogramas e índices.
Migração de dados: Migramos seus contratos vigentes para o sistema sem perda de informações, garantindo continuidade operacional.
Treinamento: Capacitamos compras, vendas, controladoria e financeiro para operar o módulo no dia a dia.
Suporte: Acompanhamos para ajustar configurações conforme necessário.
SAIBA MAIS SOBRE NOSSOS SERVIÇOS
Próximos passos
A maioria das empresas que usam Protheus ainda gerencia contratos de forma manual ou em planilhas. É um desperdício.
Se você quer recuperar tempo de equipe, eliminar erros, e ter controle total sobre todos os seus contratos, é hora de explorar o SIGAGCT.
Seus contratos ainda estão em planilhas ou gerenciados manualmente?
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