NF-e: A nova estrutura XML com IBS e CBS e como preencher corretamente
NF-e: A nova estrutura XML com IBS e CBS e como preencher corretamente
Se você ainda está emitindo notas fiscais como fazia em 2025, temos um problema.
A Receita Federal reformulou completamente a estrutura do XML da NF-e. Não são ajustes pequenos; pelo contrário, são mudanças significativas que afetam praticamente todas as operações.
Além disso, o novo XML exige campos específicos de IBS e CBS. Se seu Protheus não gera esses campos corretamente, a nota é rejeitada automaticamente. Sem aviso. Sem segunda chance; em outras palavras, simplesmente não passa.
Agora imagine isso acontecendo em produção: você tenta emitir uma nota, a Receita rejeita, o cliente fica esperando, o fluxo operacional paralisa. E você, por consequência, entra em crise tentando descobrir o que está errado.
Por isso, este post explica exatamente o que mudou no XML, quais campos você precisa preencher, como preenchê-los e, sobretudo, como validar tudo antes de emitir em produção.
Por que o XML mudou
A Reforma Tributária trouxe dois impostos novos: IBS e CBS. Porém, a Receita Federal não pode simplesmente “adicionar campos novos” ao XML antigo; em vez disso, precisava reformular a estrutura inteira para acomodar essas mudanças.
Além disso, a NT 2025.002 (Nota Técnica de Atualização de Padrões Técnicos da NF-e) detalha exatamente como o XML deve ser estruturado agora, e isso é obrigatório desde janeiro de 2026 em produção.
Consequentemente, o XML da NF-e passou de aproximadamente 50 campos críticos para 80-90 campos, muitos deles novos. Alguns são obrigatórios em todas as operações, enquanto outros são condicionais (só aparecem em certos tipos de operação).
A boa notícia é que o Protheus já sabe como gerar a estrutura nova. A má notícia, por outro lado, é que você precisa configurar corretamente para que o sistema gere. E, se não testar antes da produção, descobre errado tarde demais.
O que realmente mudou no XML
Antes de falar em campos específicos, é importante entender a mudança conceitual. O XML antigo era estruturado principalmente em torno de ICMS, PIS e Cofins; assim, tudo gravitava em torno desses três impostos.
O novo XML, por sua vez, é estruturado em torno de IBS, CBS e Imposto Seletivo. Além disso, durante a transição (2026-2033), você ainda precisa reportar ICMS e PIS em algumas operações legadas; portanto, o XML precisa comportar ambos os sistemas simultaneamente.
As principais mudanças são:
- Identificação de regime tributário: cada operação agora precisa declarar explicitamente qual regime segue, regime novo (IBS+CBS) ou regime antigo (ICMS+PIS). Isso é feito através de um campo chamado Class Trib (Código de Classificação Tributária).
- Novos campos de IBS: o XML precisa informar o valor do IBS, a alíquota de IBS e a base de cálculo de IBS, tudo separado de ICMS.
- Novos campos de CBS: de forma similar ao IBS, é necessário informar valor, alíquota e base de cálculo.
- Imposto Seletivo: quando aplicável (bebidas alcoólicas, combustíveis, cigarros, veículos), o XML deve incluir o IS separadamente, com seus respectivos campos de valor e alíquota.
- Informações de diferimento: se a operação tem diferimento de IBS (o imposto é cobrado depois), o XML precisa registrar isso explicitamente.
- Informações de crédito: campos que indicam quando o crédito tributário fica disponível, o que é importante para fluxo de caixa fiscal.
Tudo isso torna o XML mais complexo; em compensação, também o torna mais preciso. A Receita, dessa forma, consegue validar operações com muito mais detalhe.
Campos obrigatórios: exatamente o que preencher
Nem todos os campos novos são obrigatórios em todas as operações. Alguns aparecem apenas em casos específicos; mesmo assim, existem campos que sempre precisam estar lá.
No nível do documento (raiz da NF-e)
Aqui está a informação básica da nota: tipo de documento, data, hora, natureza da operação. Esses campos já existiam e continuam obrigatórios; portanto, nada de novo aqui.
No nível do item (cada linha da nota)
Aqui começa o novo. Cada produto na nota precisa informar:
- O CFOP (Classificação Fiscal de Operação) — isso já existia e continua obrigatório, pois identifica o tipo de operação (venda interna, venda interestadual, devolução, etc.).
- Mas agora há um campo novo: cClassTrib. Este é crítico, porque diz se a operação segue o regime novo (IBS/CBS) ou o regime antigo (ICMS/PIS). Os valores são simples: 00 para regime novo, 01 para regime antigo.
No nível de imposto (seção onde são calculados impostos)
Aqui é onde a mudança real acontece, e a estrutura muda significativamente dependendo do regime.
Se a operação segue o regime novo (IBS/CBS), você preenche:
- IBS: valor do IBS, alíquota de IBS (varia por estado), base de cálculo de IBS.
- CBS: valor de CBS, alíquota de CBS (sempre 12%, salvo exceções), base de cálculo de CBS.
- IS (se aplicável): valor do IS, alíquota do IS, base de cálculo.
Se a operação segue o regime antigo (ICMS/PIS), você preenche como antes: ICMS, PIS, Cofins.
No total da nota
Todos os impostos por item somam-se em um total geral. Assim, o XML precisa informar: total de IBS, total de CBS, total de IS. Esses totalizadores são novos e, além disso, obrigatórios.
Erros que causam rejeição
Existem alguns erros comuns que causam rejeição imediata da nota. Conhecê-los, portanto, ajuda a evitá-los.
- Deixar o cClassTrib sem preencher ou com valor inválido: se o campo ficar vazio, a Receita rejeita; se você tentar um valor inválido (tipo 05 ou 10), também rejeita.
- Usar alíquota de IBS errada: IBS varia de estado para estado; por exemplo, São Paulo pode operar com alíquota diferente do Rio de Janeiro, e divergências geram rejeição.
- Omitir campos de CBS: alguns tentam emitir nota sem preencher CBS, achando que é opcional em certos casos. No entanto, CBS é obrigatório em 100% das operações que seguem o novo regime.
- Calcular base de cálculo errada: a base de cálculo de IBS é o valor total da operação; a base de cálculo de CBS também, salvo exceções muito específicas previstas em norma.
- Misturar regimes na mesma nota: tentar ter IBS e ICMS na mesma nota é um erro conceitual grave. Uma nota é 100% regime novo (IBS+CBS) ou 100% regime antigo (ICMS+PIS); se você precisa de ambos, são duas notas diferentes.
- Testar direto em produção: você faz a configuração no Protheus, emite uma nota em produção e descobre que algo está errado quando a Receita rejeita. Agora você tem uma nota pendente, cliente esperando, operação travada.
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Como validar antes de emitir em produção
O processo correto tem várias camadas de validação. Ou seja, não é “configurar e pronto”.
Validação 1: Estrutura do XML
O XML precisa ser bem formado. Não pode ter tags sem fechar, atributos mal preenchidos ou estrutura quebrada. Existem ferramentas online que validam isso rapidamente; além disso, o Protheus também oferece validação sintática.
Validação 2: Campos obrigatórios
Todos os campos obrigatórios estão preenchidos? Nesse ponto, use a NT 2025.002 como checklist. Para cada tipo de operação, a nota técnica detalha exatamente quais campos são obrigatórios.
Validação 3: Valores e lógica
Os valores fazem sentido? O IBS está entre 7% e 10% (faixa esperada)? CBS é 12%? Se há IS, é um produto que deveria ter IS?
Essa validação é mais de negócio; portanto, você sabe melhor que qualquer sistema se os valores são razoáveis.
Validação 4: Teste em homologação
Antes de emitir em produção, emita a nota no ambiente de homologação da Receita Federal. Este é um ambiente de testes onde você pode testar sem riscos; se a Receita aceita a nota em homologação, aceita em produção, e se rejeita em homologação, você descobre o problema e corrige antes de afetar operações reais.
Cada estado tem um servidor de homologação (endereço diferente), então você precisa acessar o correto para sua UF.
Validação 5: Validação com especialista
Se há dúvida ou erro recorrente, é hora de chamar um especialista. Não tente resolver sozinho durante semanas; em vez disso, um especialista deve chegar à causa em poucas horas.
Integrações: garantindo que tudo funciona junto
Muitas empresas não usam apenas o Protheus isolado. Pelo contrário, integram com sistemas de contabilidade, plataformas de análise, sistemas bancários e plataformas de compliance.
Todos esses sistemas precisam entender a nova estrutura do XML. Se seu sistema contábil foi integrado para receber XML antigo, pode não entender IBS e CBS; como resultado, dados não chegam corretamente e relatórios saem errados.
Portanto, implementar NF-e com nova estrutura XML não é simplesmente “ativar” no Protheus. Exige metodologia rigorosa e alinhamento entre TI, fiscal e contabilidade.
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