Como trocar a consultoria do meu ERP com segurança
No nosso artigo “Sustentação do ERP: é melhor ter equipe própria ou terceirizada?” apresentamos caminhos para os gestores de ERP identificarem o modelo ideal de sustentação, com equipe interna, com uma consultoria ou usando um modelo híbrido.
Porém, nem sempre a relação entre empresas e fornecedores é um mar de rosas e o gestor pode ter que encarar o desafio de trocar a consultoria de ERP que trabalha atualmente. Diante deste dilema, fica a preocupação de como fazer a transição diante da importância e sensibilidade do sistema de gestão em sua operação.
Cuidar do ERP não é tarefa simples, a troca da consultoria precisa ser planejada
Manter um ERP em operação não é tão fácil quanto parece. Óbvio que os ganhos de segurança e produtividade para os usuários são indiscutíveis, mas para mantê-lo em funcionamento é necessário contar com diferentes níveis de especialidades e conhecimentos.
Qualquer manutenção realizada de maneira incorreta pode gerar problemas operacionais, e em casos mais críticos até mesmo a interrupção de faturamento de notas, indisponibilidade de acesso ao estoque, descontrole de fluxo de caixa, entre outros. Daí a importância em selecionar uma consultoria alinhada com suas necessidades e preparada tecnicamente para a sua operação.
Principais motivos que levam à troca da consultoria do ERP
- Consultoria com qualidade abaixo da desejada
- Consultoria com falta de agilidade no atendimento e solução de problemas
- Consultoria com estrutura inadequada para suportar volume das demandas
- Cliente com necessidade de redução de custos
- Consultoria com falta de conhecimento do negócio
- Relação desgastada entre consultoria e cliente
Independentemente do motivo que leva uma empresa a realizar a troca da consultoria, é importante estabelecer critérios de seleção do novo parceiro e planejar a troca de bastões de forma a garantir que o ERP continue com sua máxima disponibilidade e segurança.
Critérios importantes para troca de consultoria do seu ERP
Com base nos problemas identificados com a consultoria atual é possível já traçar um plano de exigências para o novo parceiro, identificando os pontos falhos atuais e analisando novas consultorias com melhor capacidade de atendimento às exigências.
Porém, vários aspectos técnicos devem ser levados em consideração neste processo de seleção, são eles:
Hospedagem do ERP
Existem diferenças de atendimento, acessos e até agilidade quando identificamos onde está hospedado seu ERP: cloud ou servidor próprio (on-premise). Se o ERP estiver na nuvem, é provável que todos os dados e backups estejam também hospedados em cloud, facilitando o acesso das informações. Já em servidor próprio é preciso garantir que tudo esteja armazenado de forma organizada e estruturada, de acordo com as melhores práticas do mercado e com backup regular sendo realizado tanto das aplicações, quanto do banco de dados.
Credenciais de acesso
Ter um bom cofre de senhas completo e atualizado é fator primordial para uma transição segura. Os acessos de administrador aos servidores, ao banco de dados e ao ERP são o ponto de partida que permite maior autonomia da empresa e possibilidade de fazer uma troca de consultoria do ERP de forma responsável e com acesso aos pontos principais do ERP.
Estrutura do ambiente do ERP
Entender e documentar como está estruturado o ambiente do sistema de gestão, indicando, mapeando se existe ambientes distintos para diferentes fases do ERP como: ambiente para produção, ambiente para testes, ambiente para desenvolvimento e integrações.
Customizações e integrações no sistema de gestão
Um dos pontos mais importantes é documentar toda e qualquer customização ou integração existente na operação atual. Ter acesso aos códigos originais destas personalizações é fundamental para que a nova consultoria seja capaz de dar continuidade no seu atendimento de forma ágil e segura.
Além disso, é relevante saber se as customizações originais estão em suas últimas versões e se estas é que estão em operação no ERP.
Vale também destacar e mapear se existem customizações em processos críticos da empresa ou se as áreas mais importantes operam com módulos padrões do sistema.
A troca de consultoria do ERP é uma oportunidade para “arrumar a casa”
Muitas vezes a troca de um parceiro tão estratégico pode ser a oportunidade para trazer uma nova filosofia, visão e metodologia de trabalho para a sustentação do seu ERP.
É recomendável que esta transição ocorra a partir de uma avaliação do seu ambiente de ERP, realizada por técnicos especializados do seu novo fornecedor, desde que este possua experiência neste tipo de serviço em auditoria.
Num processo de auditoria do ERP é possível levantar todas os aspectos técnicos e pontos críticos comentados acima, possibilitando que a nova consultoria inicie o trabalho de atendimento com o menor impacto possível sobre a sua operação.
Ninguém é insubstituível, mas é preciso planejar a substituição
Nem sempre a estrutura do cliente conta com especialistas para essa Auditoria de Governança do ERP, sendo necessário recorrer a especialistas que mapeiem todos os pontos necessários antes da consultoria atual ser substituída.
O grande temor das empresas é imaginar que a consultoria ou profissionais que hoje cuidam do seu ERP são os únicos do mercado, mesmo prestando um serviço de baixa qualidade. Grandes corporações, com operações complexas, já passaram por essa transição de forma segura e planejada.
Antes de optar pela troca de parceiro, considere a contratação de uma empresa especialista em auditoria e governança de ERP, preparada e experiente para mapear seus processos e todos os pontos críticos das suas áreas e do atendimento de sustentação atual.
A ERPServ já realizou laudos de auditoria para diversas empresas dos mais variados segmentos e níveis de complexidade. Para entender melhor, solicite o diagnóstico de um especialista ERPServ.
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