Sustentação do ERP: é melhor ter equipe própria ou terceirizada?
Ter um sistema de gestão 24 horas por dia não é tarefa fácil e desperta a mesma dúvida aos gestores de TI: é melhor ter equipe própria ou terceirizada para a sustentação do ERP?
O consenso é que é necessário manter uma estrutura que tenha o foco em manter o ERP funcionando, com a máxima agilidade possível e com todas as suas funcionalidades disponíveis. Porém, a decisão entre ter sua equipe ou contar com um time de terceiros é que gera dúvida entre gerentes de TI.
Manter um ERP sem monitoramento e manutenção é um risco para a operação de qualquer empresa, uma vez que todos os departamentos e áreas estão interligados através do sistema de gestão que, uma vez fora do ar ou operando com lentidão, gera queda significativa na produtividade e consequente parada dos processos internos. Daí a importância em manter um time de especialistas que trabalhem exclusivamente na saúde do seu ERP.
Veja agora quais são os pontos críticos a serem observados, os benefícios, vantagens e desvantagens em manter uma equipe própria ou terceirizada para sustentação do seu ERP.
O que é sustentação de ERP e quais são as suas principais atividades
Como já dissemos, monitorar o sistema de gestão é uma tarefa fundamental para o bom andamento das atividades internas da empresa. Conheça agora algumas das atividades relevantes no processo de manutenção do ERP:
- Atualização de patchs e releases
- Análise de impacto de atualizações em integrações e customizações
- Monitoramento em tempo real do banco de dados
- Análise e aplicação de patchs de atualização para obrigações fiscais, contábeis e legais
- Geração de dados de obrigações fiscais e legais
- Monitoramento dos servidores on-premise ou cloud
- Suporte técnico aos usuários do sistema
Estas são apenas algumas das tarefas obrigatórias na gestão de sustentação de um ERP. Ações como customizações, personalizações e novas integrações também fazem parte das necessidades das empresas e são ações pontuais que devem ser planejadas e executadas pelo time que cuida do sistema de gestão.
A principal pergunta: qual perfil de atendimento ideal para a minha empresa?
Para entender como deve ser seu planejamento de sustentação para o ERP é necessário levantar pontos fundamentais da relação da sua empresa com o sistema de gestão. Veja alguns questionamentos que ajudam no processo de decisão:
- Quantos módulos sua empresa utiliza no ERP?
- Quais são os tipos de módulos: padrão do sistema (ligados às áreas de backoffice) ou módulos ligados a processos específicos (WMS, OMS, TMS, Frente de Loja etc)?
- Quantos usuários ativos operam no seu ERP hoje?
- Você possui customizações (aplicações personalizadas) ou integrações com outros sistemas?
- Se o ERP parar de funcionar, sua empresa tem um plano de contingência e consegue manter a operação ativa?
Respondendo estas perguntas é possível ter um panorama e identificar o melhor caminho a seguir. Empresas com módulos padrão, poucos usuários e menor dependência do ERP conseguem manter uma estrutura interna de atendimento que supra as suas necessidades. Já empresas com módulos verticais, muitos usuários, com customizações e integrações complexas dependem muito mais do ERP e de um time de sustentação mais técnico e especializado.
Independente do seu modelo de negócio, é importante saber que a decisão sobre montar uma equipe própria ou terceirizar a manutenção do ERP tem vantagens e desvantagens, entenda agora.
Quais as vantagens em minha empresa ter equipe interna para sustentação do ERP
Agora, quais são as vantagens em manter uma equipe própria para o desafio de manter seu ERP saudável e atendendo plenamente o funcionamento de todos os módulos? A primeira, e talvez mais relevante, está relacionada ao controle de cada etapa dos processos. Ter a manutenção do ERP dentro de casa, com uma equipe própria, facilita a gestão, incluindo aí a incorporação da cultura da empresa na execução, a priorização dos chamados mais relevantes de forma mais simplificada, agilizando as tarefas e atendimentos que sejam mais críticos para seu negócio.
Ao decidir montar sua própria estrutura, leve em consideração as especialidades necessárias para o pleno atendimento à sustentação do ERP. Nem sempre é possível encontrá-las em um único profissional, daí a necessidade em montar um time de profissionais que cubram as seguintes skills:
- Banco de dados
- Redes e servidores
- Segurança de dados
- Infraestrutura de TI
- Sistemas de Gestão (ERPs)
É importante ressaltar que, em se tratando de ERP, é fundamental ter profissionais dedicados e especialista no ERP. Ao compartilhar funções comuns da área de tecnologia, o risco de um gerenciamento impreciso do sistema de gestão e falhas é muito grande.
Porém nem só de vantagens vive o processo de internalização, existem desvantagens que precisam ser observadas.
Desvantagens em montar e manter uma equipe interna para a manutenção do ERP
A primeira e mais importante é quanto ao tamanho da estrutura para o pleno atendimento. Possuir um único profissional é um risco e, muitas vezes, a solução dos problemas são parciais, enquanto a montagem de uma equipe mais robusta, com profissionais multidisciplinares, é onerosa e tende a ficar parte do tempo ociosa.
O conhecimento centralizado em uma única pessoa é ruim em qualquer área, pois cria uma dependência total do profissional para que seus usuários e sistemas sejam plenamente atendidos, veja outros pontos de atenção desta escolha:
- Risco de ações trabalhistas
- Risco de afastamento do trabalho
- Dificuldade de contratação e reposição
- Se o profissional vai embora, o conhecimento também vai, além do histórico de tudo o que foi realizado no ERP
- Falta de metodologia e documentação do que é realizado no ERP
- Durante suas férias o suporte técnico inexiste e os problemas vão se acumulando
Um consultor ou uma equipe pequena de consultores internos jamais conhecerão todos os módulos do ERP a fundo, é comum os consultores terem conhecimentos específicos e bem detalhados de alguns módulos ou conhecimento generalista da maioria dos módulos, o que não soluciona todos os problemas da empresa ou não é capaz de garantir a melhor resposta para estes problemas.
O que a minha empresa ganha ao terceirizar a sustentação do ERP?
Com uma consultoria para sustentação do seu ERP sua empresa passa a contar com um time de especialistas que engloba mais conhecimento sobre cada módulo. O trabalho passa a ser mais efetivo e assertivo, o atendimento dos módulos é realizado por especialistas e a disponibilidade deste atendimento é praticamente imediata.
Além disso, o custo tende a ser menor do que manter consultores no regime CLT, somado a facilidade de substituição dos profissionais em casos de afastamento, férias ou desligamento, isentando a empresa contratante de todas as responsabilidades trabalhistas.
Outro fator importante a ser analisado é a metodologia de trabalho das consultorias, com maior controle de documentação do ERP, expertise para integrações com diferentes sistemas, equipe de desenvolvimento para customizações e maior didática para treinamentos e atendimento aos usuários das outras áreas.
Mas qual o modelo ideal para sua empresa?
Cada empresa possui suas particularidades, por isso é sempre importante uma análise sobre o tema. Mas, fique tranquilo que não vamos ficar em cima do muro.
Nossa experiência nos permite afirmar que o modelo que costuma apresentar os melhores resultados para as empresas, é aquele em que a empresa mantém uma estrutura mínima, normalmente um gerente de TI e um profissional de nível júnior dedicado ao ERP, responsável pelo primeiro atendimento (nível 1) em conjunto com uma consultoria especializada. Assim você otimiza a eficácia da resposta e aproveita o melhor de cada opção, visto que este profissional atua como intermediário junto a consultoria contratada, que neste modelo disponibiliza seus profissionais e expertise para a adequada sustentação do seu ERP.
Quando planejar seu time de TI para sustentação do seu ERP, leve em consideração todos os pontos aqui discutidos, analise o portfólio de soluções das consultorias e escolha aquela com maior cobertura para as suas necessidades.
Quer saber qual o modelo ideal para sua empresa? Solicite agora um diagnóstico dos especialistas da ERPServ preenchendo as informações abaixo:
A ERPServ é especializada em ERP e atende clientes dos mais diferentes segmentos e portes, para entender melhor como podemos te ajudar, solicite um orçamento de consultoria ou fale com um especialista ERPServ.
Compartilhe nosso conteúdo
